Software de Emissão Fiscal: como escolher um parceiro?
Confira pontos essenciais que você deve considerar para iniciar uma parceria com um Software de ERP.
Com validade para todos os estados do território brasileiro, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) está disponível desde outubro de 2005, com a aprovação do Ajuste SINIEF 07/05 que instituiu nacionalmente a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE.
O processo de emissão da NF-e ocorre da seguinte maneira:
A empresa (credenciada dentro das normas da Secretaria da Fazenda) irá gerar um arquivo eletrônico com as informações fiscais da operação comercial. O arquivo será enviado pela internet para a SEFAZ para ser previamente validado e posteriormente devolvido ao emissor com uma Autorização de Uso. Somente com esta autorização a NF-e ficará disponível para consulta na internet, de modo que o destinatário e demais interessados, que possuam a chave de acesso do documento eletrônico, poderão consultá-la.
Para o acompanhamento do processo fiscal, será emitida uma versão simplificada da Nota Fiscal, impressa, intitulada como DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). Este documento conterá a chave de acesso para a consulta da NF-e na internet, além de um código de barras para confirmação de informações pelos Postos Fiscais de Fronteiras dos Estados.
Quando a Nota Fiscal é gerada, ela é transformada em um arquivo XML e transmitida para SEFAZ, contendo todas as informações do produto ou serviço que está sendo comercializado.
De acordo com a legislação o emitente da Nota é obrigado a enviar o arquivo XML ao cliente já no ato da emissão via e-mail e, a empresa que recebe o arquivo XML tem a obrigação de arquivá-lo para o caso de fiscalização.
O que procurar no parceiro de Software de Emissão Fiscal?
Integração de sistemas ERP com soluções de emissão e recebimento fiscal. Nesse caso, se você tem uma empresa e deseja expandir ou aprimorar as funcionalidades dos seus serviços, como emissão/recebimento de notas fiscais, por exemplo, deve considerar alguns pontos em específicos.
Confiram quais:
1. Segurança de dados
No que se refere à guarda legal de documentos fiscais, é importante que você os tenha em segurança (já falamos sobre isso, clique aqui).
Portanto, o armazenamento deve ser feito em um banco de dados, ou na nuvem ou no próprio servidor da empresa. A escolha dependerá do que for melhor pra você.
Além da segurança de dados, você deve considerar um software que também traga transparência aos processos fiscais. Ou seja, que possibilite um monitoramento em tempo real do processo de emissão das notas.
Isso traz segurança a sua empresa, no sentido de que se pode antecipar de possíveis problemas com os documentos fiscais e evita multas.
3. Suporte/Atendimento
No cenário de emissão, gestão e recebimento de documentos fiscais eletrônicos, o atendimento e suporte para dúvidas são muito importantes. Uma vez que a legislação fiscal está em constantes mudanças.
Portanto é crucial que ele tenha um canal de atendimento direto em casos complexos. Além de oferecer treinamento à sua equipe.
4. Forma de integração
O ideal é que o software ofereça diversas formas de integração ao ERP/PDV/TMS e que sejam de rápida implantação.
Considere também se a integração é fácil de escalar e implantar em tipos diversos de clientes. Assim como a forma de acesso que eles terão. No caso da emissão dos documentos fiscais, é importante que seus clientes tenham um portal web de gestão dos DFes, com vários recursos, geração de relatórios, ciclo de venda dos DFes, e que seja possível colocar sua própria marca no sistema.
5. Taxa de atualização (Bug Fixes)
Devido à mudança frequente da legislação fiscal, para estabelecer uma parceria com um software é necessário saber se o parceiro é especialista na área e principalmente se dará respaldo para sua empresa e clientes quando o assunto é DF-es.
Verifique se o software acompanha mudanças na legislação e se participa de grupos de discussões de líderes técnicos da Sefaz. Assim, o Software de Emissão Fiscal deve ser responsável por atualizar o sistema sempre que precisar, para que você não se preocupe com essas questões.
6. Reputação no mercado fiscal
Parece óbvio citar, mas tratando de DFes, tempo de existência no mercado e a reputação em si, é essencial. Quanto mais tempo a empresa se encontra nessa área, mais experiência ela possui com as adequações complexas da legislação fiscal. Como, por exemplo, as notas técnicas, criação de novos documentos, inserções ou cancelamento de campos, novas regras e leis.
Porém, tempo não é tudo. É preciso verificar se os anos de duração da empresa são compatíveis com os seus feitos. Ou seja, considere o que essa organização realizou de importante durante a sua existência no ramo de soluções fiscais.
Estabelecer uma parceria com um software expert na área, com clientes importantes e com boa reputação é essencial. Significa confiar sua empresa a especialistas competentes, que farão o mesmo com os seus clientes.
Entre em contato com a Power Software para a emissão dos seus documentos fiscais!
A Power Software possui os sistemas de gestão ERP/PDV/TMS e oferecemos emissão, armazenamento e recebimento de documentos fiscais eletrônicos, com 22 anos de experiência no mercado.
Com validade para todos os estados do território brasileiro, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) está disponível desde outubro de 2005, com a aprovação do Ajuste SINIEF 07/05 que instituiu nacionalmente a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE.
O processo de emissão da NF-e ocorre da seguinte maneira:
A empresa (credenciada dentro das normas da Secretaria da Fazenda) irá gerar um arquivo eletrônico com as informações fiscais da operação comercial. O arquivo será enviado pela internet para a SEFAZ para ser previamente validado e posteriormente devolvido ao emissor com uma Autorização de Uso. Somente com esta autorização a NF-e ficará disponível para consulta na internet, de modo que o destinatário e demais interessados, que possuam a chave de acesso do documento eletrônico, poderão consultá-la.
Para o acompanhamento do processo fiscal, será emitida uma versão simplificada da Nota Fiscal, impressa, intitulada como DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). Este documento conterá a chave de acesso para a consulta da NF-e na internet, além de um código de barras para confirmação de informações pelos Postos Fiscais de Fronteiras dos Estados.
Quando a Nota Fiscal é gerada, ela é transformada em um arquivo XML e transmitida para SEFAZ, contendo todas as informações do produto ou serviço que está sendo comercializado.
De acordo com a legislação o emitente da Nota é obrigado a enviar o arquivo XML ao cliente já no ato da emissão via e-mail e, a empresa que recebe o arquivo XML tem a obrigação de arquivá-lo para o caso de fiscalização.
O que procurar no parceiro de Software de Emissão Fiscal?
Integração de sistemas ERP com soluções de emissão e recebimento fiscal. Nesse caso, se você tem uma empresa e deseja expandir ou aprimorar as funcionalidades dos seus serviços, como emissão/recebimento de notas fiscais, por exemplo, deve considerar alguns pontos em específicos.
Confiram quais:
1. Segurança de dados
No que se refere à guarda legal de documentos fiscais, é importante que você os tenha em segurança (já falamos sobre isso, clique aqui).
Portanto, o armazenamento deve ser feito em um banco de dados, ou na nuvem ou no próprio servidor da empresa. A escolha dependerá do que for melhor pra você.
Além da segurança de dados, você deve considerar um software que também traga transparência aos processos fiscais. Ou seja, que possibilite um monitoramento em tempo real do processo de emissão das notas.
Isso traz segurança a sua empresa, no sentido de que se pode antecipar de possíveis problemas com os documentos fiscais e evita multas.
3. Suporte/Atendimento
No cenário de emissão, gestão e recebimento de documentos fiscais eletrônicos, o atendimento e suporte para dúvidas são muito importantes. Uma vez que a legislação fiscal está em constantes mudanças.
Portanto é crucial que ele tenha um canal de atendimento direto em casos complexos. Além de oferecer treinamento à sua equipe.
4. Forma de integração
O ideal é que o software ofereça diversas formas de integração ao ERP/PDV/TMS e que sejam de rápida implantação.
Considere também se a integração é fácil de escalar e implantar em tipos diversos de clientes. Assim como a forma de acesso que eles terão. No caso da emissão dos documentos fiscais, é importante que seus clientes tenham um portal web de gestão dos DFes, com vários recursos, geração de relatórios, ciclo de venda dos DFes, e que seja possível colocar sua própria marca no sistema.
5. Taxa de atualização (Bug Fixes)
Devido à mudança frequente da legislação fiscal, para estabelecer uma parceria com um software é necessário saber se o parceiro é especialista na área e principalmente se dará respaldo para sua empresa e clientes quando o assunto é DF-es.
Verifique se o software acompanha mudanças na legislação e se participa de grupos de discussões de líderes técnicos da Sefaz. Assim, o Software de Emissão Fiscal deve ser responsável por atualizar o sistema sempre que precisar, para que você não se preocupe com essas questões.
6. Reputação no mercado fiscal
Parece óbvio citar, mas tratando de DFes, tempo de existência no mercado e a reputação em si, é essencial. Quanto mais tempo a empresa se encontra nessa área, mais experiência ela possui com as adequações complexas da legislação fiscal. Como, por exemplo, as notas técnicas, criação de novos documentos, inserções ou cancelamento de campos, novas regras e leis.
Porém, tempo não é tudo. É preciso verificar se os anos de duração da empresa são compatíveis com os seus feitos. Ou seja, considere o que essa organização realizou de importante durante a sua existência no ramo de soluções fiscais.
Estabelecer uma parceria com um software expert na área, com clientes importantes e com boa reputação é essencial. Significa confiar sua empresa a especialistas competentes, que farão o mesmo com os seus clientes.
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A Power Software possui os sistemas de gestão ERP/PDV/TMS e oferecemos emissão, armazenamento e recebimento de documentos fiscais eletrônicos, com 22 anos de experiência no mercado.
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